Por: Paul Aguilar. PROTEGE.LA. 27/11/2020
Un formulario o encuesta nos sirve para recoger información, por ejemplo: para suscribirse a newsletters o eventos, o para responder encuestas de cualquier tipo. De todas las herramientas que hay disponibles ¿Cómo elegir una? En este post te contamos qué tener en cuenta y opciones para crear formularios en línea.
¿Qué aspectos considerar?
Si bien no hay una respuesta definitiva del tipo one fits all (una le queda a todos), podemos considerar los siguientes aspectos:
- Tipo de servicio: ¿se utiliza en la nube? ¿tienes que instalarlo en algún lugar?
- Costo: ¿es gratis? ¿es de paga?
- Almacenamiento: ¿donde se guarda la información?
- Seguridad: ¿puedo confiar que mi cuenta o información estará segura?
- Privacidad: ¿qué harán con la información que se genere en estas herramientas? ¿es una herramienta desarrollada con enfoque de privacidad?
- Usabilidad y personalización: ¿es fácil de usar? ¿necesito un manual para configurarla?
- Herramientas para análisis de los resultados: ¿puedo realizar algún análisis a los datos que recabe para procesarlos sin ser cientificx de datos?
Pueden parecer muchos elementos a considerar, pero es mejor tenerlos en cuenta para elegir la herramienta que responda mejor a tus necesidades.
Tres opciones distintas, para tres necesidades distintas:
Seleccionamos estas 3 herramientas, te contamos sus características más abajo:
- Google Forms, para formularios rápidos y accesibles.
- SurveyMonkey, para formularios más elaborados y con herramientas complementarias.
- LimeSurvey, para formularios que requiere un nivel de personalización muy alto o para un control total de la plataforma y sus datos.1.
1. Google Forms, simple y accesible.
Google Forms es una herramienta que cumple en mayor medida con los puntos a considerar. Es gratuita, solo necesitas tener una cuenta de Google, y los datos se almacenan en una hoja de calculo dentro de tu Google Drive. Los datos recabados los puedes trabajar directamente desde la hoja de cálculo o utilizar una herramienta como Google Data Studio para crear reportes basados en la información. Es sencilla e intuitiva; las preguntas se ajustan a formatos (e.g. si creas un campo o pregunta llamada edad en automático se configura para aceptar números). En cuanto a seguridad Google brinda los mecanismos necesarios para cuidar y proteger tu cuenta. Sobre la privacidad de la información hemos visto como el manejo de datos ha mejorado y podemos confiar en que los datos que has recabado mediante tu formulario no serán utilizados para fines negativos a tu persona o intereses.
Si buscas algo simple, accesible, funcional y seguro, Google Forms es la opción.
- Tipo de servicio: SaaS, se utiliza en la nube, no tienes que instalar nada.
- Costo: Gratis
- Almacenamiento: En la nube de Google, dentro de tu Google Drive.
- Seguridad: Muy Buena. Tu cuenta y tu información estará segura bajo los controles que implementa y brinda Google. Te recomendamos activar la verificación en dos pasos así como revisar los demás controles de seguridad de tu cuenta de Google aquí. https://myaccount.google.com/security .
- Privacidad: Buena (según la información de Google). Con el tiempo Google ha mejorado sus términos de privacidad, y poco a poco ha habido mayor claridad sobre qué uso le dan a la información. En su aviso de privacidad aclaran que no se analiza ni se indexa dentro de sus análisis, por lo cual, podemos asumir que no le dan un uso que atente contra las personas usuarias. Para tener mayor claridad de la política de privacidad de Google puedes revisarla aquí.
- Usabilidad y personalización: Es sencilla, permite generar formularios simples con elementos de validación en la entrada de datos (e.g. indicar que solo se puedan ingresar numeros). La personalización del formulario es escasa, pudiendo modificar solo el contenido de la encuesta y sus colores.
- Herramientas para análisis de los resultados: Con Google Data Studio se pueden utilizar las hojas de cálculo de las respuestas como fuente de datos para reportes visualmente atractivos y robustos.
2. SurveyMonkey, la herramienta cool de paga.
SurveyMonkey permite desarrollar formularios que van desde lo simple hasta lo complejo, tiene mayores opciones de personalización que Google Forms. Los campos y elementos del formulario permiten ingresar validaciones más complejas, personalizar cada elemento del formulario para tener respuesta y opciones más complejas, así como añadir elementos gráficos. Incluye diferentes herramientas para llevar un registro y seguimiento de tu formulario y las respuestas que recibes de manera precisa, permitiendo realizar análisis completos de tu información.
SurveyMonkey es una opción si buscas una herramienta profesional que sea rápida y eficiente y con opciones de personalización Todo esto considerando que es una herramienta de pago. Considera esto último, ya que la versión gratuita no permite compartir ni utilizar tu formulario.
- Tipo de servicio: SaaS, se utiliza en la nube, no tienes que instalar nada.
- Costo: De pago. Con planes desde $390 MXN por mes para equipos. Aunque indica ser gratuito, al final después de haber creado tu formulario tendrás que pagar, igual para compartirlo y visualizar los resultados. No puedes utilizarlo si no pagas.
- Almacenamiento: En la nube de SurveyMonkey.
- Seguridad: Buena. Los mecanismos de seguridad que implementan son buenos según la información que proveen, sin embargo la plataforma no cuenta con verificación en dos pasos. Para mayor información puedes revisar su declaración de seguridad, cómo proteger tu cuenta y datos y cómo SurveyMonkey maneja la seguridad.
- Privacidad: Buena. La plataforma se apega a los estándares necesarios y provee mecanismos suficientes para cuidar tu información e incluso para solicitar que sea eliminada junto a tu cuenta. La información que se llega a recopilar es para fines estadísticos y de marketing dentro de la plataforma. Para mayor información puedes revisar las políticas de privacidad y las de seguridad.
- Usabilidad y personalización: Esta herramienta comienza a tener un grado de complejidad intermedio debido al nivel de personalización que brinda. Mientras más personalización requieras más tiempo y más complejo será construir el formulario, sin embargo puedes construir formularios muy sencillos sin mayor problema.
- Herramientas para análisis de los resultados: De manera interna la plataforma cuenta con herramientas para visualizar y analizar los datos, las cuales son lo suficientemente robustas para realizar un análisis sencillo y rápido, si requieres un análisis más complejo será necesario exportar los datos a un archivo para su posterior análisis.
3. LimeSurvey, de la mano del software libre con seguridad, privacidad y personalización.
LimeSurvey es una opción de software libre y de código abierto, lo cual brinda la tranquilidad de que es transparente en su funcionamiento y solo hace lo que dice hacer. En ese sentido es confiable en sus niveles de privacidad y de seguridad. En cuanto a la personalización es eficaz, solo requiere paciencia para utilizarla. Si lo que buscas es personalización esta es tu opción, solo es cuestión de dedicarle tiempo y paciencia. Las opciones de personalización van desde lo visual hasta los elementos que pueden incluir las preguntas y sus respuestas, los mecanismos de validación, o las configuraciones del formulario para poder continuar respondiendo en otro momento, así como mensajes de bienvenida o agradecimiento, por mencionar solo los más relevantes.
LimeSurvey cuenta con dos formas de uso, ya sea instalando el software en un servidor por tu cuenta, en dónde tendrás control total del sistema y la información, o una versión tanto gratuita como de pago en la nube. En todo caso, si decides instalar por tu cuenta recuerda que la gestión de seguridad, privacidad y manejo de datos recae en ti.
- Tipo de servicio: Dos opciones: SaaS, se utiliza en la nube, o puedes instalarlo en tu servidor.
- Costo: Gratuita para la versión que puedes descargar e instalar. Mientras que en la versión de la nube también cuenta con una versión gratuita (con un límite de formularios y respuestas por mes), y con versión de paga que va desde los $389 MXN al mes.
- Almacenamiento: En tu servidor si tú lo instalas, o en la nube de LimeSurvey si lo utilizas en línea.
- Seguridad: Buena. Aquí es un poco complicado de identificar ya que si la instalación la realizaste tú la seguridad también depende de como y donde hayas instalado el software. Si utilizas la versión en línea puedes confiar en que LimeSurvey utiliza procesos estándar de seguridad, nada fuera de lo usual, solo lo justo y necesario. Un extra es que mediante plugins puedes incorporar verificación en dos pasos a tus usuarixs así como otras configuraciones de seguridad, y en la versión de instalación siempre puedes extender a tu gusto sus capacidades con configuraciones extra en tu servidor.
- Privacidad: Muy Buena. Al igual que el punto anterior, esto depende de la versión que estés utilizando, pero en general, el manejo de información es muy bueno, considerando que LimeSurvey es software libre y ha sido verificado por la comunidad, sabemos que no hace nada que no deba. En la versión de la nube cada usuarix tiene por separado y aislados sus datos y estos se manejan de manera cuidadosa, mientras que en la versión instalada tú eres quien decide que se hace con la información. Para saber más: declaración de protección de datos y FAQ.
- Usabilidad y personalización: LimeSurvey podría ser la alternativa libre de SurveyMonkey y además tiene otros poderes. Permite un nivel de personalización amplio, esto puede restarle puntos de usabilidad, ya que es necesario verificar más elementos a la hora de crear el formulario. Si buscas una super personalización de tu formulario, LimeSurvey funciona, pero tal vez para formularios más sencillos sea mejor optar por otra herramienta más simple.
- Herramientas para análisis de los resultados: Las herramientas que brinda para análisis de resultados son sencillas, podrás contar con estadísticas básicas y útiles, para análisis más complejos necesitarás utilizar herramientas externas.
Extra: Aquí vienen más opciones
Si ninguna de las anteriores te convenció, te compartimos más por si gustas probarlas y contarnos qué te parecieron:
- 123 Form Builder y JotForm: Ambas tienen versión gratuita, esto limita la cantidad de preguntas a utilizar en un formulario y el tipo de preguntas que puedes utilizar. Su versión de paga ronda en los 25 USD por mes. Son alternativas para formularios sencillos y que no requieren mayor complejidad. En cuanto a herramientas para analizar los datos cuentan con opciones internas útiles. Si quieres saber sobre sus características de seguridad y privacidad puedes revisar los siguientes enlaces, de antemano te decimos que todo se ve en orden.
- Form Tools: Es una alternativa para quienes buscan instalar y gestionar una herramienta sencilla para formularios simples. Al igual que LimeSurvey, esta es una herramienta de código abierto, que se complementa mediante plugins y que puedes instalar en tu servidor. La herramienta es gratuita. Conoce más en su sitio.
Por último pero no menos importante: 3 recomendaciones más a la hora de crear formularios y encuestas (con sus respectivos recursos)
- Uso y manejo responsable de datos
- Perspectiva o consideraciones de género
- Aviso de privacidad actualizado
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Fotografía: www.a7la-home.com
